Close X

Lav jeres egen e-mail-politik

Hurra for e-mails – men for pokker, hvor tager de også meget af vores tid. Det er derfor en god idé, hvis virksomheden har en e-mail-politik for det kan gøre arbejdsdagen mere effektiv for alle med fælles spilleregler – og samtidig sikrer en nedskreven politik, at nyansatte hurtigt kan sætte sig ind i, hvordan man gør på netop denne arbejdsplads.

Her er nogle forslag til punkter, I som små eller mellemstore virksomheder kan indarbejde i jeres e-mail-politik. Lad være med at bruge dem alle, for en politik skal være kort og præcis. Brug derfor kun de punkter, som er relevante for jeres virksomhed.

Når der skrives mails:

  • Brug de gængse regler for god skriftlig kommunikation: Det gælder om at sætte sig i modtagerens sted og skrive det vigtigste først.
  • Skriv altid i en venlig tone – ’sure opstød’ virker mere voldsomme på skrift, end når man står overfor modtageren.
  • Det er personen i ’TIL-feltet’, som skal forholde sig aktivt til mailen.
  • Personer i CC-feltet får alene informationen til orientering. Og undgå at orientere flere end allerhøjst nødvendigt.
  • Emnefeltet skal præcist beskrive, hvad e-mailen handler om, så modtagerne har et overblik i deres indbakke.
  • Brug auto-svar ved fridage eller ferie. Anvend desuden denne funktion, når der er brug for at arbejde koncentreret med en opgave en dag – så man ikke hele tiden føler, at man skal tjekke sin indbakke.
  • Aftal internt, at I ikke behøver at skrive ’Tak for hjælpen’ og ’Selv tak’-mails, for de er med til at fylde unødigt op i indbakkerne.
  • Overvej at afsætte en fast tid af til at læse nye mails; f.eks. om morgenen, ved middagstid og sidst på dagen.

Overvejelser:

  • Er medarbejdernes e-mails og vedhæftede filer virksomhedens ejendom?
  • Skal e-mails gemmes? Hvor længe?
  • Hvordan hænger sproget og tonen sammen med virksomhedens øvrige kommunikation? Skriver man ’hej’ eller ’kære’? Er sproget ’frisk’ eller ’højtideligt’? Er stavefejl tilladt? Hvis ikke, hvordan undgås de?
  • Regler for signatur. Er virksomhedens navn, logo og øvrige kontaktoplysninger i alle medarbejderes e-mail-signatur? Eller må man lave individuelle signaturer, skrifttyper og –størrelser?
  • Skal I have fælles regler for ’ny mail-funktionen’? Når en ny mail tikker ind via pop-ups, symboler eller lyd er koncentration brudt. Måske skal det være ’forbudt’ med disse forstyrrende beskeder?

Det var blot nogle punkter til overvejelse – listen over områder at tage stilling til omkring e-mails er lang.

What people say about this (1)

One thought on “Lav jeres egen e-mail-politik

Comments are closed.